Exa Consult BV, met maatschappelijke zetel op Bleystraat 13, 3320 Hoegaarden, België, KBO n°BE0465449946 (hierna: ‘wij’ en ‘ons’), verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) klanten, relaties, (potentiële) werknemers en gegevens in ingestuurde formulieren.

De gegevens die wij verwerken zijn die gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate uitvoering van wat is overeengekomen met onze klanten en werknemers, dan wel die gegevens die nodig zijn in het voorstadium van een overeenkomst. Ook verwerken wij gegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingen en identificatieplicht). Andere gegevens zijn nodig om de operationele afspraken en procedures vast te leggen.

De gegevens die op deze website worden verwerkt zijn beperkt tot contactgegevens voor het mogelijk maken van offertes voor klanten of om een eerste beoordeling te maken van sollicitanten en contact met hen op te nemen. Gegevens van (potentiële) klanten worden gedurende drie jaar bewaard voor analyse en marketing-doeleinden. Gegevens van sollicitanten worden twee maanden bewaard voor het geval er alsnog een vacature ontstaat.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens

Klantgegevens die wij verwerken zijn die, die minimaal nodig zijn om een overeenkomst te sluiten, de overeenkomst te kunnen uitvoeren en te kunnen factureren. De gegevens zijn: Bedrijfsnaam, voor- en achternaam van contactperso(o)n(en), functie, adresgegevens, rekeningnummers, telefoonnummer (vast- en/of mobiel nummer), e-mailadres, offertes, contracten, e-mails, fiscale gegevens en correspondentie. Verder verwerken wij van klanten locatiegegevens, contactgegevens van contactpersonen op de locaties.

Van prospects en relaties verwerken wij: Bedrijfsnaam, voor- en achternaam van contactperso(o)n(en), functie, adresgegevens, telefoonnummer (vast- en/of mobiel nummer), e-mailadres. Deze gegevens zijn nodig om onze acquisitie adequaat te kunnen doen.

Van (potentiële) werknemers  verwerken wij de volgende gegevens: Voor- en achternaam, geboortedatum, BSN, geslacht, adres-postcode-woonplaats, nationaliteit, e-mailadres, telefoonnummer, rijbewijs, behaalde diploma’s, gegevens over taalbeheersing, type en nummer identiteitsdocument, bankrekeningnummer, beschikbaarheid/werktijden.

Bij ingestuurde formulieren verwerken wij: Bedrijfsnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en waarover de inzender contact wenst.

Bij een offerteaanvraag verwerken wij: Bedrijfsnaam, voor- en achternaam, adresgegevens, het e-mailadres, het telefoonnummer en waar een offerte voor wordt verzocht. Offertes bewaren wij 7 jaar, waar we aansluiting zoeken bij de fiscale bewaartermijn.

Van alle formulieren wordt de data opgeslagen in de database van de website, louter om te voorkomen dat data verloren gaat.

Website
Via onze website is er een contactformulier, welke in de regel gebruikt wordt voor verzoeken contact op te nemen voor het uitbrengen van een offerte. Hierin zijn de volgende persoonsgegevens opgenomen: naam, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres. Deze gegevens worden conform de offerte gegevens zoals hiervoor is aangegeven bewaard.

Op onze website wordt statistische informatie verzameld. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics. Voor advertentiecampagnes wordt (indien aan de orde) informatie verzameld door Google Adwords en/of Facebook en/of LinkedIn en/of andere platform. Hiermee wordt de relevantie van advertenties afgestemd op de behoefte van personen, die geïnteresseerd zijn in onze dienstverlening. Alle data is geanonimiseerd.

Met Google Analytics kijken we naar klikgedrag om zo de website te kunnen verbeteren en effectiever te laten aansluiten op dit gedrag en de behoeften van onze bezoekers van de site.

E-mail marketing
Wanneer wij bestaande klanten en/of prospecten in bulk over iets relevants willen informeren, gebruiken we hier ons CRM-pakket voor. Alleen het e-mail adres wordt in dat geval gebruikt. 

CRM – Customer Relationship Management pakket
Alle data worden opgeslagen in een CRM pakket.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@exceleads.com onder vermelding van ‘persoonsgegevens’

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) en paspoortnummer. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze privacy statement op elk moment en zonder vooraankondiging te wijzigen

PRIVACYVERKLARING – GDPR

Door bepaalde onderdelen van deze site te gebruiken en/of door je in te schrijven op de nieuwsbrief geef je informatie door die toelaat jou als persoon te identificeren. Dit gebeurt enkel voor onze dienstverlening en informatieverstrekking en als jij daar toestemming voor geeft.

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt conform de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of ‘GDPR’).

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Exa Consult BV. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met onze website, maar we verwijzen er wel naar zodat je de nodige informatie kan vinden.

Door gebruik te maken van deze website accepteer je dit privacybeleid.

Je hebt altijd het recht om jouw bewaarde persoonsgegevens:

• op te vragen en in te kijken,
• te (laten) wijzigen,
• te (laten) schrappen.

Dit kan voor één of meerdere vermeldingen in verschillende databases.

Je kan ook vragen om uit alle databases te worden verwijderd. Je wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

Als je de wijzigingen of schrapping zelf doorvoert, dan is dit meteen effectief. Als je een aanvraag indient om wijzigingen te doen, dan gebeurt dit zo snel mogelijk en ten minste binnen 30 dagen.

Hoe laat je je rechten gelden?

Dit kan door op een link te klikken onderaan de nieuwsbrief of door een eenvoudig verzoek te mailen naar info@exceleads.com.

Vermeld steeds:

• Voor- en achternaam van de persoon die je wil schrappen of wijzigen.
• E-mailadres van de persoon die je wil schrappen of wijzigen.
• Welke wijzigingen je wil doorvoeren of je wil dat de persoon geschrapt wordt.

Zo verwerken we jouw gegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonlijke gegevens is:

• Michael Delloye – Exa Consult BV – Bleystraat 13 – 3320 Hoegaarden – info@exceleads.com

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door volgende gegevensverwerker (die ook de GDPR-regels naleeft):

• Michael Delloye – Exa Consult BV – Bleystraat 13 – 3320 Hoegaarden – info@exceleads.com  

Voor het versturen van e-nieuwsbrieven is de gegevensverwerker Mailchimp met basis in de U.S.A. Door in te schrijven op onze nieuwsbrief ga je akkoord met de voorwaarden van Mailchimp. Met deze gegevensverwerker is een overeenkomst gesloten om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Voor gebruiksanalyse van onze website schakelen wij Google Analytics in. Hiervoor wordt anoniem informatie over het gebruik van onze website verzameld. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan Google en niet gebruikt voor marketing- en reclamedoeleinden.

Welke gegevens worden verzameld?

Enkel die persoonsgegevens worden verzameld die nodig zijn om aan een bepaald deel van onze dienstverlening te voldoen of om jou informatie door te sturen.

Dat kan zijn:

• voornaam en naam
• bedrijf en functie
• e-mailadres
• woonadres
• werkadres
• telefoonnummer
• btw-nummer

In formulieren is sommige informatie verplicht (meestal aangeduid met een *), deze gegevens zijn nodig om jou de gewenste dienst te kunnen leveren.

Andere informatie – niet aangeduid met * – kan nuttig zijn, maar is niet absoluut nodig. Jij kiest of je hier gegevens invult.

Op basis van ingevulde gegevens of geplaatste cookies (zie verder) worden geen marketingprofielen aangemaakt.

Waarom worden jouw persoonsgegevens bijgehouden?

Jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor een specifiek doel (en alleen maar voor dat doel) met volgende rechtsgronden:

• Contactformulier: om aan je vraag te voldoen, een antwoord te geven (uitvoeren opdracht).
• Inschrijving op nieuwsbrief: om je af en toe een nieuwsbrief toe te sturen met aanbiedingen of informatie die je kan interesseren (toestemming betrokkene) Deze nieuwsbrief wordt enkel verstuurd als er voor u interessante informatie is, die kan gaan om nieuws betreffende Magic Mist Group BV, nieuws uit de sector, sectorgerelateerde tips en promoties.
• Aankoopdocumenten: om je aankoop te kunnen verwerken, de gewenste producten te leveren en je andere producten te kunnen tonen die je misschien interesseren (uitvoeren opdracht en gerechtvaardigd belang)
• Aanvraag brochure: om je de brochure op te sturen (uitvoeren opdracht)

Een uitzondering hierop kan enkel met jouw expliciete toestemming.

Hoe lang worden je gegevens bijgehouden?

Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om jou de dienst te verlenen die je zelf activeerde of waarvoor je toestemming gaf. Je persoonsgegevens worden maximaal tot 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden.

Doorgifte aan derden

Je persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden. Wij maken enkel gebruik van diensten die persoonsgegevens verwerken als we er een verwerkingsovereenkomst  mee hebben, als zij nodig zijn voor onze dienstverlening en informatieverstrekking en als zij kunnen instaan voor de beveiligde opslag van persoonsgegevens met garantie voor jouw privacy.

Je persoonsgegevens worden enkel doorgegeven als dit nodig is voor het doel waarvoor jij toestemming gaf en de persoonsgegevens verstrekte (nieuwsbrief versturen, product aankopen, bijkomende diensten, …) of als dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijk onderzoek).

Zo wordt een derde partij ingeschakeld voor:

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. verkoopsoftware, CRM software,…)
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Als je hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft, worden je persoonsgegevens gedeeld met derden, bijvoorbeeld: Mailchimp en Exact Online. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, behalve aan Google en Mailchimp.

Minderjarigen

Wij hebben absoluut niet de intentie om gegevens te verzamelen over websitebezoekers die minderjarig zijn, ook niet als zij hiervoor toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker minderjarig is. Zorg daarom dat je betrokken bent bij de online activiteiten van je minderjarige kinderen om te voorkomen dat hun gegevens door ons of onze partners worden verwerkt.

Beveiliging van gegevens

De computers en internetverbindingen waarop jouw persoonsgegevens worden bewaard en getransporteerd zijn zo goed mogelijk beveiligd tegen hacken, installeren van malware en ander oneigenlijk gebruik.Op de computers en het netwerk kan enkel worden ingelogd met een gebruikersnaam en paswoord.

Iedereen die namens Exa Consult BV jouw persoonsgegevens kan inkijken of kennen is gebonden aan geheimhouding van die informatie.

Er wordt een back-up gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Alle medewerkers van Exa Consult BV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy.

Automatische opslag van niet-persoonlijke gegevens

Tijdens een bezoek aan deze website worden automatisch gegevens opgeslagen over het gebruik van de website. Dit zijn enkel en alleen niet-persoonlijke en anonieme gegevens (je IP-adres wordt bijvoorbeeld niet bijgehouden). We analyseren die informatie met Google Analytics (lees het privacybeleid van Google en Google Analytics voor meer info) om onze website te kunnen verbeteren, er wordt echter geen persoonlijke informatie bijgehouden of doorgegeven aan Google en aan andere derden.

Cookies

Deze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies. Dit gebeurt anoniem. Lees hierover meer in ons cookiebeleid.

Kort samengevat: functionele cookies laten onze website beter werken, analytische cookies vertellen ons iets over hoe de website wordt gebruikt. Er worden hierbij geen persoonsgegevens verzameld of doorgegeven. De cookies worden niet gebruikt voor marketing of reclame.

Je kan cookies uit- en inschakelen in je browserinstellingen en ook wissen.

LinkedIn, Facebook, Twitter en andere sociale media

Op deze site staan deelknoppen voor sociale medianetwerken. De code achter deze knoppen plaatst – bij gebruik – een cookie op je computer. Hieromtrent gelden de privacyregels van de sociale netwerken. Wij hebben geen invloed op  en dragen geen verantwoordelijkheid voor wat deze netwerken met jouw persoonsgegevens doen.

Wij hebben ook geen controle over hoe andere gebruikers van sociale media met jouw informatie omspringen nadat je iets hebt gedeeld dat op onze website staat.

Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met jouw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 15/05/2021.

Als het misgaat …

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met jouw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij. Gaat er toch iets mis, dan zullen we jou zo snel mogelijk op de hoogte brengen en er alles aan doen om de schade te beperken.

Het verspreid geraken van jouw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons.

Klachten

Heb je ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, contacteer dan info@exceleads.com en we zoeken een oplossing.

Meer informatie over klachtenprocedures vind je op volgende websites: privacycommissie, Vlaamse Toezichtcommissie.